Hoy como en todos los sectores, los eventos se han convertido en una llave ganadora para las empresas que los realizan. Cada vez más la creatividad e innovación se convierten en puntos claves que marcan la tendencia actual en la organización y puesta de escena de eventos que van desde congresos y seminarios hasta eventos artísticos y culturales.
Así mismo, es importante sumar las pautas que siempre debe tener la planeación de un evento. Puntos claves que no solo deben tener en cuenta las empresas organizadoras sino también los clientes para que sus eventos sean un verdadero éxito y no un total fracaso.
Para Andrea Corrales, Gerente del Auditorio Jorge Arango Tamayo, se puede invertir en un evento invitando a los mejores artistas o conferencistas; proponiendo una temática innovadora; pero si está mal organizado desde sus inicios, el evento perderá fuerza y no cumplirá ni las expectativas de los clientes ni de los asistentes.
Para Andrea, quien ha estado al frente de la organización de diferentes eventos a través de su trabajo en el Auditorio, hay puntos clave que se deben tener en cuenta para la organización de eventos:
Definir el evento
El primer paso es saber cuál es el tipo de evento que se va a realizar y los objetivos que se quieren alcanzar: si es posicionamiento, formación, entretenimiento, etc. Para ello, la preparación de los objetivos a través de un brief es fundamental para trazar la estrategia a seguir.
Elaborar un presupuesto
Luego de elaborar la estrategia, se debe definir el presupuesto que se asignará para que el evento sea una realidad. Es aconsejable, que en el presupuesto se asigne una cantidad para imprevistos.
Número de personas
Al definir el número de personas que vayan a participar y el concepto del evento, se podrán establecer las características del sitio para llevarlo a cabo.
Lugar del evento
Esto marca el éxito. Debe ser un espacio funcional que reúna los requisitos para la realización del evento. Parqueaderos, fácil acceso, zonas verdes, iluminación y tecnología son puntos a tener en cuenta al momento de escoger el lugar.
Consumos
La comida y el servicio tienen que ser de la mejor calidad.
Eventos espectaculares
Establecer la producción y logística del evento y sus responsables.
Evaluación
Al finalizar, es importante que el equipo completo haga una retroalimentación para definir los aspectos positivos y los aspectos a mejorar del evento.
LOS ERRORES AL MOMENTO DE ORGANIZAR
Sin embargo, hay faltas que se pueden cometer por la inexperiencia o por la falta de organización. Es importante que las empresas que van hacer sus eventos no incurran en los siguientes errores:
- No tener claro el objetivo del evento.
-No tener en cuenta la importancia y calidad del catering dentro de la imagen del evento.
- No darle importancia a los detalles y personal de logística.
-No tener en cuenta el transporte para los asistentes.
-No contar con los tiempos de montaje y desmontaje necesarios al contratar los servicios.
PENSANDO EN LOS PROBLEMAS…
Los problemas de último minuto siempre pueden suceder al momento de hacer un evento y muchas veces son imprevistos que como dice el adagio popular “se salen de las manos”. Para Andrea Corrales, en eso la experiencia lo es todo, y lo más importante es contar con la capacidad de reacción para poner en marcha un “Plan B”. Desde la planeación, hay que ir más allá y hacer escenarios diferentes, pues un problema mínimo pueden hacer de un evento exitoso, un fracaso. Imprevistos frecuentes:
-Empezar tarde el montaje o no tener suficiente tiempo para hacerlo.
-No hacer un mapa de ubicación del lugar claro para los asistentes.
-No tener parqueaderos.
-No haber hecho pruebas técnicas.
- Siempre pensar en imprevistos como la falta de luz, la lluvia, etc
El AUDITORIO
Durante más de dos años, el Auditorio Jorge Arango Tamayo se ha posicionado como un escenario importante en la ciudad para la realización de eventos empresariales, culturales y artísticos, entre otros. Su espacio contemporáneo y de impecable diseño con 3.000 metros cuadrados, permite albergar a 1.200 personas.
Estos son algunos tips que propone el Auditorio Jorge Arango Tamayo y su gerente Andrea Corrales para que un evento siempre sea exitoso.
1 Comentario on "Lo que hace un evento exitoso o un fracaso"
el exito de un evento radica en la perseverancia y el desempeño que se realiza en los momentos previos a la clausura es por eso que la mejor manera de preveer un exito garantizado es ofreciendo a los medios la informacion adecuada, aqui les comporto un canal de youtube sobre eventos exitosos http://www.youtube.com/ingridyrivarren